Over de functie

ml 0070230

De projectcontext

De projectorganisatie Stadsbrug en OV werkt aan de uitwerking van een nieuwe stadsbrug in Rotterdam, een hoogwaardige tramverbinding tussen Kralingse Zoom en Zuidplein en de ontwikkeling van treinstation Rotterdam Stadionpark. Het project maakt de bouw van 30.000 woningen in de Oostflank van Rotterdam mogelijk en versterkt de sociaal-economische ontwikkelingen tussen Zuid en Oost.Het project bevindt zich in de planning- en studiefase en heeft een investeringsomvang van circa €1,5 miljard.

Dit project is één van de grootste investeringen in het stedelijk gebied van Rotterdam sinds de wederopbouw. De opgave kent een hoge mate van publieke, bestuurlijke en politiekeaandacht. Het project zet in op ‘meedoen, meedenken en meeweten’ van betrokken.Communicatie en participatie spelen hierbij een belangrijke rol.

De projectorganisatie

De planning- en studiefase wordt uitgevoerd door de projectorganisatie Stadsbrug en OV. Dit gebeurt in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en de ge-meente Rotterdam. De projectorganisatie werkt aan de uitvoering van het MIRT-project en het managen van de raakvlakken met andere projecten in de Oostflank van Rotterdam. De projectorganisatie is verantwoordelijk voor het efficiënt en beheerst (laten) uitvoeren van de uitwerking van de projectopdracht. Het centrale projectteam is ingericht als een Integraal Projectteam volgens het IPM-model; daaronder zijn drie deelprojectorganisaties actief voor de verschillende onderdelen van het project: Stadsbrug en oevers, HOV-lijn en Station Stadionpark.

Kenmerkend aan het MIRT-project Stadsbrug en OV is de samenwerking tussen meerdere opdrachtgevers (Rijk en regio) in één projectorganisatie. Hiervoor is een projectorganisatie ingericht met een duidelijk mandaat, die zelfstandig kan opereren binnen vooraf vastgestelde scope, financiën en mijlpalenplanning. Voor deze projectorganisatie zijn professionals nodig die de grenzen van moederorganisaties doen vervagen, zonder de belangen van de ‘moeders’ uit het oog te verliezen.

Figuur 1. De projectorganisatie is buiten de organisaties van de initiatiefnemers georganiseerd.

De projectorganisatie bestaat uit een ‘gelaagd’ IPM-model, waarbij per deelproject een IPM-team is ingericht met een overkoepelend IPM-team met daarin centrale IPM-rollen (PM, KIT, OM, CM en MPB).

Figuur 2  Projectorganisatie en de positionering van KIT

Jouw functie

Als projectmedewerker ondersteun je de projectmanager en het projectteam bij de organisatie en uitvoering van projecten. Je zorgt voor structuur en overzicht binnen het projectteam en ondersteunt bij de dagelijkse organisatie van het werk.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische zaken en ontzorgt de projectmanagers en omgevingsmanagers en faciliteert het team waar mogelijk. In een dynamische projectomgeving weet je snel te schakelen en houd je overzicht op planning, acties en afspraken.

In deze rol houd je je onder andere bezig met:

• voorbereiden en organiseren van projectoverleggen
• notuleren van overleggen en opstellen en bewaken van actielijsten
• beheren van agenda’s en plannen van afspraken
• ondersteunen bij de voorbereiding van (interne en externe) overleggen
• beheren en structureren van digitale projectdossiers
• ondersteunen bij administratieve en financiële processen
• organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, zoals bewonersavonden of projectbijeenkomsten
• onderhouden van contact met interne en externe betrokkenen
• bijdragen aan een goede afstemming tussen betrokken teams, zoals beleid, ontwerp, communicatie en het ingenieursbureau

Jouw profiel

Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het ondersteunen en ontzorgen van je team. Je neemt hierin zowel een faciliterende als actieve rol en werkt vanuit een sterk dienstverlenende houding. Dankzij je proactieve en initiatiefrijke instelling kom je zelf met voorstellen en ideeën en onderneem je actie waar nodig. Je denkt mee over praktische verbeteringen en draagt bij aan een goede organisatie van het projectteam. Binnen projectmanagement werk je gestructureerd, planmatig en nauwkeurig. Je weet overzicht te houden en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd. Je bent zelfstandig in je werk, neemt verantwoordelijkheid voor je taken en zorgt dat afgesproken resultaten tijdig worden opgeleverd. In een dynamische projectomgeving ben je flexibel en stressbestendig. Ook onder tijdsdruk blijf je rustig en houd je overzicht. Je weet prioriteiten te stellen en koppelt tijdig terug wanneer iets niet haalbaar blijkt. Je bent samenwerkingsgericht en communicatief vaardig. Je werkt prettig samen met collega’s en weet informatie helder over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je omgevingsbewust en heb je gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.

Integriteit staat voor jou vanzelfsprekend hoog in het vaandel. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent betrokken bij het projectteam en de omgeving waarin het project plaatsvindt. Tegelijkertijd sta je open voor feedback en blijf je jezelf ontwikkelen in je rol.

Eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectondersteuning of een vergelijkbare rol in de afgelopen 5 jaar. 
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met complex agendabeheer, waaronder het plannen en coördineren van overleggen met meerdere stakeholders binnen een projectteam of projectomgeving. 
• Je hebt ervaring met het beheren en structureren van projectdocumentatie binnen een digitale werkomgeving. 
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een (project)team.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt ervaring met het werken in multidisciplinaire teams en het afstemmen met verschillende betrokkenen binnen een projectomgeving. 
• Je hebt ervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. 
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie van minimaal 100.000 inwoners.
• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen.

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma’s in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. 

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft – samen met private en publieke partners – vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml 0070230

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.