Doel van de opdracht

Het doel van deze opdracht is het optimaliseren en digitaliseren van processen binnen HR, Finance, VIC en ICT. De nadruk ligt op het vertalen van financiële en administratieve behoeften naar een slimme, functionele inrichting van systemen en op het versterken van datagedreven werken. Onderdeel van het datagedreven werken is het realiseren van een datakoppeling tussen financiële bronsystemen en Power BI, zodat processen, sturing en interne controles op betrouwbare data kunnen plaatsvinden. Een ander belangrijk onderdeel is het ondersteunen van teams bij het optimaal benutten van Microsoft 365 en in het bijzonder Microsoft TEAMS om samenwerking, communicatie en procesinrichting te verbeteren.

Profiel van de specialist

De specialist heeft aantoonbare ervaring met:

• Procesoptimalisatie binnen financiële, control en administratieve ketens;
• Ervaring met procesoptimalisatie en het verbeteren van de inrichting en het gebruik van systemen zoals Key2Financien, Lias en HR/-salarisapplicaties/salarisapplicaties;
• Het ontsluiten en modelleren van data richting Power BI;
• Het begeleid inzetten van Microsoft 365 apps, specifiek Microsoft apps, specifiek TEAMS, ter ondersteuning van werkprocessen;
• Trainen en ondersteunen van medewerkers in digitale werkwijzen;
• Werken binnen een gemeentelijke organisatie.

Werkzaamheden

A. Procesoptimalisatie (kern van de opdracht)

• Analyseren van processen binnen HR, Finance, VIC en ICT;
• Voorstellen en uitvoeren van verbeteringen;
• Optimaliseren van workflow, verantwoordelijkheden en systeeminrichting;
• Procesvastlegging in Engage.

B. Financieel functioneel beheer

• verbeteren van de functionele inrichting van Key2Financiën en Lias;
• afstemmen van systeemfunctionaliteit op proces- en controlbehoeften;
• zorgen dat systemen logisch, efficiënt en ondersteunend zijn.

C. VIC (Verbijzonderde Interne Controle)

• ondersteunen van het VIC teamteam bij het digitaliseren van hun controles en werkwijzen;
• omzetten van handmatige controles naar digitale en systeem ondersteunde checks;
• zorgen dat systemen en data de VIC-processenprocessen beter faciliteren.

D. Datakoppelingen & informatievoorziening

• bijdragen aan het realiseren van de koppeling van Key2Financiën, viaAzure Data Factory naar Power BI;
• realiseren van dashboards door de input van de eindgebruikers te vertalen naar gerichte aansturing naar de power bi developer;
• verbeteren van datakwaliteit en bruikbaarheid voor sturing en controles.

E. M365adoptie & TEAMSadoptie & TEAMSoptimalisatie

• helpen van teams om M365 optimaal te gebruiken in hun dagelijkse werk;
• specifiek Microsoft TEAMS als centrale plek voor samenwerking, procesafspraken, documenten en communicatie;
• inrichten of verbeteren van kanalenkanalen, werkprocessen, notificaties en governance;
• begeleiden van medewerkers bij nieuwe digitale werkwijzen en mogelijkheden.

F. Training & begeleiding

• trainingen geven over M365apps, Microsoft TEAMS, Power BI dashboards en nieuwe procesinrichting (Engage)apps, TEAMS, dashboards en nieuwe procesinrichting;
• zorgen dat medewerkers en proceseigenaren zelfstandig verder kunnen.

4. Resultaten

De opdracht is geslaagd wanneer:

• processen binnen HR, Finance, VIC en ICT aantoonbaar efficiënter en duidelijker zijn;
• systemen beter aansluiten op financiële, administratieve en controlbehoeften;
• het VIC teamteam digitale ondersteuning ervaart in hun werkprocessen;
• datastromen naar Power BI stabiel en betrouwbaar functioneren;
• teams structureel beter gebruikmaken van M365 en Microsoft TEAMS;
• medewerkers goed zijn meegenomen in de nieuwe werkwijzen.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in procesoptimalisatie en functioneel beheer
2. Minimaal 3 jaar recente werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie
3. Aantoonbare ervaring met het functioneel inrichten en optimaliseren van financiële applicaties
4. Aantoonbare ervaring met het realiseren van financiële datastromen naar Power BI
5. Ervaring met het begeleiden van teams in optimaal gebruik van Microsoft 365

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.