Over de functie

ft 32731

Als secretaresse ondersteun je teamleiders, portefeuillehouders, de OR en het LO binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Je zorgt voor overzicht, structuur en een zorgvuldige afhandeling van secretariële en administratieve werkzaamheden. Daarbij schakel je snel tussen uiteenlopende taken en houd je altijd oog voor kwaliteit en prioriteiten. Je werkt zelfstandig, proactief en draagt zichtbaar bij aan een soepel lopende organisatie.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s en mailboxen van twee tot drie teamleiders.
• Je plant en bereidt afspraken en gesprekken voor, waaronder jaargesprekken.
• Je bewaakt het opleidingsplan.
• Je stelt correspondentie op en werkt deze uit.
• Je bereidt portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen voor.
• Je stelt agenda’s op en verzamelt en ordent vergaderstukken.
• Je notuleert en werkt verslagen uit.
• Je zet actiepunten uit en bewaakt de voortgang.
• Je organiseert vergaderruimtes en benodigde faciliteiten.
• Je ondersteunt bij werkzaamheden voor de OR en het LO.
• Je voert administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen uit.

Eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker.
• Je bent minimaal 20 tot 24 uur per week beschikbaar gedurende de gehele opdrachtperiode.
• Je bent beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten.
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders.

Competenties

• Je bent klantgericht.
• Je bent resultaatgericht.
• Je bent samenwerkingsgericht.
• Je bent alert.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent zorgvuldig.
• Je bent initiatiefrijk.
• Je bent sterk in plannen en organiseren.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32731

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.