Over de functie

ml 0076680

Je gaat aan de slag als secretaresse binnen een klein en hecht programmabureau dat werkt aan een complexe grootstedelijke opgave. In deze rol zorg je voor structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische werkomgeving. Je ondersteunt de directeur en adviseurs, houdt processen soepel draaiend en levert een belangrijke bijdrage aan een gastvrij en goed georganiseerd secretariaat. Met jouw zorgvuldigheid, servicegerichtheid en organisatietalent leg je een stevige basis onder projecten, overleggen en samenwerkingen.

Wat ga je doen

• Je plant en beheert de agenda’s van de directeur en de adviseurs van het programmabureau.
• Je bent gastheer of gastvrouw van het programmabureau en draagt mede zorg voor een gastvrije ontvangst van gasten.
• Je beheert de telefoon van het programmabureau.
• Je maakt reserveringen en regelt ontvangsten.
• Je verzorgt de dagelijkse gang van zaken, zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken, het bestellen van kantoorartikelen en het onderhouden van contact met de financiële administratie.
• Je maakt waar nodig notulen en actielijsten van vergaderingen.
• Je onderhoudt functionele contacten met interne en externe partners en beheert het relatiebestand van het programmabureau.
• Je ondersteunt het team van adviseurs bij werkbezoeken en het verzorgen van presentaties.
• Je beheert de algemene inbox van het programmabureau en verzorgt de dagelijkse correspondentie.

Over jou

• Je bent klant- en servicegericht en weet van aanpakken.
• Je bewaakt structuur en overzicht, ook in drukke agenda’s en wanneer het tempo omhoog gaat.
• Je behaalt zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten.
• Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines worden gehaald.
• Je bent je goed bewust van een complexe bestuurlijke en maatschappelijke omgeving en gaat daar zorgvuldig en effectief mee om.
• Je werkt nauwkeurig en netjes en biedt betrouwbare ondersteuning aan het team.
• Je bent representatief, praktisch ingesteld en hebt een hands-on mentaliteit.

Eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk- en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse of projectondersteuner, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office, waaronder Word, PowerPoint en Excel.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Wensen

• Je hebt werkervaring als secretaresse of projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml 0076680

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.