Over de functie

ml. 0077150

Je ondersteunt de directeuren van RNext in een dynamische en veeleisende omgeving waarin overzicht, prioritering en samenwerking centraal staan. In deze rol zorg je dat complexe agenda’s, mailboxen en vergaderprocessen soepel verlopen en dat de directie kan rekenen op rust, structuur en een scherpe blik. Je schakelt dagelijks met verschillende stakeholders en weet ook onder tijdsdruk de juiste keuzes te maken. Daarbij werk je nauw samen met een team van secretaresses en lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren en moderniseren van de werkprocessen binnen het secretariaat.

Wat ga je doen

• Je beheert twee zeer dynamische en complexe agenda’s en weegt voortdurend af wat de hoogste prioriteit heeft.
• Je verzorgt mailboxmanagement door e-mailverkeer te structureren, prioriteren, beantwoorden en door te zetten.
• Je verwerkt stukken in iBabs en fungeert als eerste aanspreekpunt.
• Je organiseert vergaderingen, bereidt deze voor en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste stukken beschikken.
• Je bewaakt de administratie en workflow en zorgt voor een efficiënte en foutloze doorloop van documenten en dossiers.
• Je pakt spoedtaken op en zorgt dat de directie goed ondersteund wordt, ook aan het einde van de week.
• Je denkt actief mee over procesverbetering, slimmer werken en het moderniseren van het secretariaat.
• Je maakt nieuwe systemen snel eigen en ondersteunt bij taken zoals bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren en ICT-middelen reserveren.
• Je ondersteunt de project- of programmadirecteur en vervangt waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren binnen het cluster.
• Je bent minimaal 3 dagen per week aanwezig op een gemeentelijke locatie, afhankelijk van de agenda en wensen van de directeuren.

Over jou

• Je bent klantgericht en streeft naar het beste resultaat.
• Je brengt rust in een dynamische omgeving en weet overzicht te houden.
• Je durft grenzen te stellen en verwachtingen op een prettige maar duidelijke manier te managen.
• Je denkt makkelijk buiten de kaders en schakelt soepel op verschillende niveaus.
• Je bent flexibel, creatief in denken en doen en pakt zaken pragmatisch aan.
• Je bent een echte teamspeler die actief verbinding zoekt en positieve energie meebrengt.
• Je bent stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker.
• Je communiceert vaardig in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt goede kennis van MS Office en Teams.

Eisen

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 opleiding afgerond.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Teams.
• Je hebt werkervaring met Microsoft Planner.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. 0077150

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.